Dossier administratif du fonctionnaire

Temps de lecture 1 min. | Mise à jour le 30 juin 2026.

Le dossier individuel de l’agent (Voir note sur guide.cgtdouanes.fr onglet « Documents ») doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, et le suivi de sa carrière enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Ce dossier (tenu par le CSRH) est mis à jour par les documents fournis par l’agent lui-même, le service du personnel et par les gestionnaires du CSRH. Il contient les documents suivants : diplômes, documents liés à l’état civil, extraits de liste d’aptitude, arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, décisions d’affectation, notations et appréciations afférentes (les CREP), arrêtés de promotion et de position, actes liés à la formation professionnelle (attestations de stage) et arrêtés infligeant une sanction disciplinaire.
Aucune mention faisant état des opinions politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques ne peut y figurer.

Le dossier individuel d’un agent est :

• sous format papier pour les documents envoyés avant le 1er février 2022 : cette partie du dossier est conservée au CSRH ;
• sous format numérique pour les documents déposés depuis le 1er février 2022 via le service en ligne SIRHIUS.

Conformément à l’art 2 du Décret n°2011-675(lien externe) du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, papier ou numérique.

Le Code Général de la Fonction Publique garantit à l’agent l’accès à son dossier individuel (DIA) en son article L 137-1(lien externe), qu’il soit sous format papier ou numérique.

Ainsi, pour la partie papier, l’agent adresse une demande par écrit au CSRH, par l’intermédiaire de la FRHL, et consulte son dossier dans un établissement de la DGDDI en présence d’un représentant de la FRHL. Il peut se faire accompagner d’un représentant du personnel.

Le DIA sous format numérique est, lui, accessible à tout moment par l’agent via son espace SIRHIUS dans la rubrique « Mon dossier numérique » / « Consulter mon dossier ».